Qu’est-ce que Peppol?

Peppol est un réseau ouvert et international qui fonctionne comme une « autoroute » pour l’échange sécurisé et structuré de documents commerciaux, tels que les factures. C’est un cadre standard qui permet à différents logiciels de communiquer entre eux.

Qu’est-ce qu’un Access Point Peppol?

Un point d’accès Peppol (Peppol Access Point) est un prestataire de services accrédité qui connecte les entreprises et les organismes publics au réseau international Peppol. Vous pouvez le voir comme une sorte de « fournisseur de services téléphoniques » pour l’e-facturation : sans un point d’accès (Access Point), vous n’avez pas accès au réseau pour envoyer ou recevoir des documents électroniques.

Peppol Commerce n’est pas un Point d’Accès Peppol en soi. Mais bien entendu, nous utilisons un Point d’Accès Peppol pour envoyer les factures correctement.

Qu’est-ce qu’un identifiant Peppol?

L’ID Peppol est un identifiant numérique unique permettant aux entreprises de se localiser et de s’envoyer des factures directement via le réseau. En Belgique, il peut se présenter ainsi :

  • Si votre entreprise belge est enregistrée avec le numéro d’entreprise (standard) : 0208:0477123456
  • Si votre entreprise belge est enregistrée avec le numéro de TVA (en option) : 9925:be0477123456

Votre identifiant Peppol correspond à votre adresse postale. Il vous suffit de l’enregistrer une seule fois pour pouvoir ensuite recevoir et envoyer des factures électroniques. Vous ne pouvez enregistrer votre adresse qu’une seule fois, mais plusieurs solutions, comme PeppolCommerce, vous permettent d’envoyer des factures électroniques via Peppol. Notre extension utilise votre identifiant Peppol pour l’envoi de vos factures électroniques. Peu importe auprès de quel organisme votre identifiant Peppol est enregistré, du moment que vous êtes inscrit sur Peppol.

Ai-je besoin d’un logiciel spécifique ?

Oui, vous avez besoin d’un logiciel compatible avec le réseau Peppol. Si vous facturez via votre logiciel comptable, celui-ci est probablement compatible avec Peppol. Vous pouvez également faire appel à un prestataire externe : un « point d’accès Peppol ». Ce service vous permet de créer manuellement une facture et de l’envoyer ensuite à votre client via le réseau Peppol.

Grâce à notre extension PeppolCommerce, l’intégration avec Peppol est automatique. Dès qu’une commande est passée, nous la transmettons automatiquement à votre client via le réseau Peppol. Nous générons également une facture au format PDF, que vous pouvez lui envoyer par e-mail.

Comme auparavant, vous pouvez avoir un registre des ventes distinct pour les ventes en ligne et un autre pour les ventes hors ligne. PeppolCommerce utilisera alors le registre des ventes en ligne. Puisque notre extension vous permet également de créer manuellement des factures, vous pouvez les traiter dans votre comptabilité en utilisant le même registre des ventes. Il s’agit d’une option, et non d’une obligation.

Est-ce que Peppol est gratuit?

Peppol est lui-même un réseau ouvert, mais son utilisation via un prestataire de services ou un logiciel n’est généralement pas gratuite. Certains fournisseurs proposent cependant des forfaits gratuits pour un nombre limité de documents.

Peppol est-il sécurisé?

Oui, Peppol garantit une politique de sécurité et de confidentialité stricte qui veille à ce que les données soient correctement protégées et échangées en toute sécurité

Que se passe-t-il si je ne mets pas en œuvre à temps ?

Si vous ne respectez pas les obligations, vous risquez des amendes et des retards de paiement. C’est pourquoi il est essentiel de commencer la mise en œuvre à temps.

Qu’est-ce que l’intégration Peppol exactement?

Cela signifie que votre processus de facturation actuel est connecté au réseau Peppol, vous permettant d’envoyer et de recevoir des factures dans le format structuré approprié (Peppol-BIS). Vous n’avez pas besoin de lire les fichiers XML vous-même. Le logiciel convertit les données dans un format lisible.

Dans quels pays Peppol est-il obligatoire ?

Outre la Belgique, plusieurs pays (européens et non-européens tels que l’Australie ou la Nouvelle-Zélande) appliquent déjà l’e-facturation, notamment pour les transactions B2G (Business-to-Government) et/ou B2B (Business-to-Business). Bien que Peppol soit considéré comme une norme, l’implémentation effective se fait selon les règles propres à chaque pays. De même, les calendriers de mise en œuvre de l’e-facturation suivent la planification des pays individuels.

Où puis-je voir quels clients ou fournisseurs utilisent Peppol ?

Cela peut être recherché via le répertoire Peppol, sur la base du numéro d’entreprise, du nom, etc. »

Quels sont les coûts de la transition vers l’e-facturation?

Les coûts varient considérablement. Ils dépendent du logiciel choisi, de la complexité de l’intégration et du volume de votre flux de facturation. Il existe cependant des avantages fiscaux : la déduction pour investissement pour les investissements numériques a été augmentée et les frais d’abonnement pour les logiciels de facturation sont temporairement déductibles à un taux majoré (120 %).

Quels sont les avantages de l’e-facturation?

L’e-facturation apporte les bénéfices suivants à votre entreprise:

  • Gain de temps et réduction des coûts
    Puisque les factures sont envoyées électroniquement, il n’y a plus de frais d’impression ou d’envoi. Lorsque votre logiciel génère une facture et l’envoie automatiquement via le réseau Peppol, cela se traduit également par un gain de temps.
    Lorsque vous choisissez une solution, assurez-vous que ce processus soit automatisé. Une solution où, par exemple, vous créez vous-même une facture dans Excel, l’enregistrez au format PDF, téléchargez ce PDF pour qu’il puisse être converti au format UBL, puis l’envoyez via Peppol, ne correspond pas entièrement à l’objectif de cette automatisation. Dans une telle configuration, vous passerez toujours beaucoup de temps à envoyer cette facture ‘automatiquement’.
  • Paiements accélérés
    Les factures sont livrées plus rapidement et directement, ce qui améliore la trésorerie (ou cash-flow).
  • Réduction des erreurs
    L’automatisation élimine les erreurs de saisie manuelles. Ceci s’applique lorsque vous générez et envoyez directement une facture via Peppol à partir d’une commande. Cependant, ce n’est pas totalement le cas si des interventions manuelles sont toujours nécessaires de votre part (voir plus haut).
  • Sécurité accrue
    Le réseau Peppol est sécurisé et minimise le risque de fraude
  • Conformité renforcée
    C’est une démarche proactive pour respecter les obligations légales.

Comment puis-je commencer ?

Tout dépend de votre situation. Par exemple:

  • Vous créez aujourd’hui toutes vos factures via le logiciel de votre comptable
    Dans ce cas, ce logiciel assurera presque certainement aussi l’intégration Peppol. Il est donc préférable de vérifier avec votre comptable si c’est bien le cas, ou si vous devez prévoir une solution externe pour être en conformité légale.
    Si vous souhaitez envoyer automatiquement des factures depuis votre boutique WooCommerce à des clients B2B, vous ne pourrez probablement pas le faire via le module de facturation de votre solution comptable. Dans ce cas, Peppol Commerce peut vous aider. Notre plugin envoie la e-facture directement et automatiquement à votre client, et peut (si vous le souhaitez) aussi être envoyé par e-mail à votre logiciel comptable afin qu’elle soit automatiquement enregistrée dans le livre des ventes.
  • Aujourd’hui, vous créez vos factures dans Excel, les imprimez et les envoyez à vos clients par e-mail ou par courrier
    Pour les clients B2B, vous aurez besoin d’une solution Peppol. Si vous avez un mélange de clients consommateurs et d’entreprises, il est important de comprendre que l’e-facturation n’est obligatoire (en Belgique à partir du 1er janvier 2026) que pour les factures B2B.
    La meilleure solution pour vous dépend de votre situation spécifique. Voici quelques exemples:
  • Vous fournissez des services: vous pourriez alors enregistrer vos ‘heures’ dans un enregistrement WordPress et les facturer mensuellement (ou hebdomadairement) via PeppolCommerce, puis les envoyer immédiatement via Peppol.
  • Vous vendez des produits, mais votre solution ERP/gestion des stocks n’inclut pas l’e-facturation automatique : vous devriez alors chercher une solution qui automatise cela pour votre solution ERP/gestion des stocks spécifique.

Dois-je également pouvoir recevoir des factures via Peppol?

Oui, la réglementation impose également la capacité à recevoir des e-factures structurées de vos fournisseurs. Il est crucial que vos systèmes puissent traiter ces documents.

Puis-je utiliser plusieurs fournisseurs de services Peppol?

Il est possible d’avoir un seul Point d’Accès Peppol pour recevoir des factures, mais vous pouvez en utiliser plusieurs pour en envoyer

Pour qui est destiné notre plugin Peppol Commerce?

Pour toutes les boutiques en ligne à la recherche d’une solution de facturation flexible, où les factures B2B sont envoyées via Peppol, et où vous décidez vous-même, en tant que gestionnaire, de la manière de traiter les transactions B2C.

Que se passe-t-il si mon client B2B n’est pas enregistré auprès de Peppol ?

Au moment de la création d’une facture, une version PDF est immédiatement générée. Si votre client n’est pas enregistré sur le réseau Peppol, vous conserverez donc la possibilité de lui transmettre la facture par courriel.
Attention : il est obligatoire pour les entreprises belges de s’enregistrer sur le réseau Peppol avec leur numéro d’entreprise. Par conséquent, la version PDF de la facture n’aura plus de valeur légale à partir du 1er janvier 2026. Cependant… il peut bien sûr être pratique que vous puissiez tout de même l’envoyer par e-mail.

Avons-nous besoin d’un compte de prestataire Peppol distinct pour envoyer des factures avec PeppolCommerce ?

Comme Peppol Commerce est configuré par défaut pour envoyer des factures B2B via un point d’accès Peppol, vous n’avez pas besoin de créer un compte séparé pour utiliser notre plugin.

Toutefois, si vous opérez dans un environnement B2B, votre entreprise doit être enregistrée sur le réseau Peppol. Cette inscription est indépendante de notre extension WordPress Peppol Commerce et de l’envoi de factures électroniques.

L’inscription de votre entreprise sur le réseau Peppol revient à enregistrer votre adresse commerciale. Cette démarche doit être effectuée une seule fois auprès d’un point d’accès Peppol ou d’un fournisseur de services Peppol. Une fois inscrit et votre identifiant Peppol obtenu, vous pourrez l’utiliser pour envoyer des factures électroniques via Peppol Commerce.

Que faire des factures pour les particuliers (B2C) ou les sociétés étrangères?

Cette obligation ne concerne pas les factures B2C (particuliers) ou celles envoyées aux entreprises basées à l’étranger. Seules les transactions inter-entreprises (B2B) en Belgique sont concernées

Que faire si l’une des parties n’est pas soumise à la TVA?

Dans ce cas, l’obligation ne s’applique pas à la transaction concernée.

Une facture PDF pour les transactions B2B par e-mail est-elle encore légalement acceptée?

Non, dès 2026, la facture au format PDF ne sera plus conforme aux obligations légales pour les transactions B2B en Belgique. La facture devra être transmise dans un format électronique structuré, comme l’UBL, en utilisant un réseau sécurisé (Peppol).

Néanmoins, notamment pendant la phase de transition, nous continuons de générer un PDF de la facture avec Peppol Commerce. Vous pouvez l’utiliser pour un envoi de rappel à votre client.

Est-ce que le plugin Peppol Commerce WordPress fonctionne seulement avec WooCommerce ?

Peppol Commerce fonctionne aved met WooCommerce, Easy Digital Download (à l’avenir) et FluentCart. Les commandes en ligne créées via ces plugins WordPress peuvent utiliser notre plugin pour envoyer des factures électroniques via Peppol.
Il existe également des scénarios dans lesquels, en tant qu’entrepreneur, vous n’avez pas de boutique en ligne, mais vous souhaitez tout de même transmettre facilement vos heures et/ou jours prestés via une facture électronique. » C’est également possible grâce à notre plugin Dans ce cas, vous pouvez suivre vos prestations dans WordPress et les facturer électroniquement à la fin du projet ou à la fin du mois.

Dois-je encore utiliser un service supplémentaire lorsque j’envoie des e-factures via Peppol Commerce ?

Non, vous n’avez pas besoin de mettre en place des intégrations supplémentaires avec des tiers. Nous utilisons un point d’accès Peppol standard et préconfiguré pour envoyer vos factures via le réseau Peppol. Cela signifie que, lorsque la facture est créée dans WooCommerce, elle est envoyée directement au réseau Peppol. Il n’y a pas d’intermédiaires supplémentaires, et vous n’avez pas non plus besoin d’utiliser d’autres services pour envoyer la facture électronique. »

L’e-facture apparaît-elle immédiatement dans mon système comptable ?

Non, cela n’arrive pas automatiquement. Même si vous disposez d’un « compte complet » auprès d’un Point d’Accès Peppol, et même si ce point d’accès a une intégration avec votre logiciel de comptabilité, vous devrez quand même vérifier avec le fournisseur de votre logiciel de comptabilité si et comment les factures sortantes (et également entrantes) peuvent être directement intégrées dans votre comptabilité.

Pour les factures sortantes via Peppol Commerce, nous offrons la possibilité d’envoyer la version (UBL & PDF) de la facture vers une adresse e-mail séparée. C’est une bonne alternative pour que votre facture arrive directement dans votre comptabilité par ce biais. Ici aussi, vous devrez vérifier avec le fournisseur de votre logiciel de comptabilité s’il a la capacité de traiter les e-mails entrants, et quel coût y est associé.