Wat is Peppol?

Peppol is een open, internationaal netwerk dat fungeert als een “snelweg” voor de veilige en gestructureerde uitwisseling van bedrijfsdocumenten, zoals facturen. Het is een standaardkader dat ervoor zorgt dat verschillende softwarepakketten met elkaar kunnen communiceren.

Wat is een Peppol Access Point?

Een Peppol Access Point is een geaccrediteerde serviceprovider die bedrijven en overheidsinstellingen verbindt met het internationale Peppol-netwerk. Je kunt het zien als een soort “telefoonprovider” voor e-facturatie: zonder een Access Point heb je geen toegang tot het netwerk om elektronische documenten te versturen of te ontvangen.

Wat is een Peppol-ID?

Een Peppol-ID is een unieke digitale identificatie waarmee bedrijven elkaar kunnen vinden en rechtstreeks facturen kunnen uitwisselen binnen het netwerk. Voor België kan dat er als volgt uitzien:

  • Wanneer jouw Belgisch bedrijf met het ondernemingsnummer geregistreerd is (standaard): 0208:0477123456
  • Wanneer jouw Belgisch bedrijf met het BTW nummer geregistreerd is (optioneel): 9925:be0477123456

Heb ik specifieke software nodig?

Ja, je hebt software nodig die toegang heeft tot het Peppol netwerk. Wanneer je fakturatie via jouw boekhoudpakket doet, dan zal deze hoogstwaarschijnlijk Peppol ondersteuning bieden. Je kan zelf ook kiezen om via een aparte dienstverlener – een ‘Peppol Access Point’ – te gebruiken. Hier zal je bijvoorbeeld handmatig een factuur kunnen aanmaken, en deze factuur dan via het Peppol netwerk aan jouw klant versturen.
Met onze PeppolCommerce plugin heb je deze Peppol integratie automatisch. Wanneer een order ingegeven wordt, dan verzenden we deze automatisch via het Peppol netwerk aan jouw klant. Bovendien genereren we ook nog steeds een PDF versie van de factuur die via e-mail aan jouw klant kan bezorgd worden.

Is Peppol gratis?

Peppol zelf is een open netwerk, maar het gebruik ervan via een dienstverlener of softwarepakket is meestal niet gratis. Sommige aanbieders hebben wel gratis pakketten voor een beperkt aantal documenten.

Is Peppol veilig?

Ja, Peppol garandeert een streng beveiligings- en privacybeleid dat ervoor zorgt dat gegevens correct beschermd en veilig uitgewisseld worden.

Wat als ik niet op tijd implementeer?

Als je niet aan de verplichtingen voldoet, loop je het risico op boetes en vertragingen bij betalingen. Daarom is het essentieel om tijdig met de implementatie te beginnen.

Wat is de Peppol-integratie precies?

Dit houdt in dat je huidige facturatieproces wordt gekoppeld aan het Peppol-netwerk, zodat je facturen in het juiste gestructureerde formaat (Peppol-BIS) kunt versturen en ontvangen. Je hoeft zelf geen XML-bestanden te lezen. De software zet de gegevens om in een leesbaar formaat.

Welke landen verplichten Peppol?

Naast België passen verschillende (Europese en niet Europese landen zoals Australië of Nieuw-Zeeland) landen reeds e-invoicing toe, oa voor B2G (Business-to-Government) en/of B2B (Business-to-Business). Ook al wordt Peppol als een standaard gezien, de effectieve implementatie gebeurt volgens de eigen regels van individuele landen. Ook de tijdspaden voor implementatie van e-invoicing verloopt via de planning van de individuele landen.

Waar kan ik zien welke klanten of leveranciers Peppol gebruiken?

Dat kan je via Peppol Directory opzoeken, op basis van ondernemingsnummer, naam, etc.

Wat zijn de kosten voor de overstap naar e-invoicing?

De kosten variëren sterk. Ze hangen af van de gekozen software, de complexiteit van de integratie en de omvang van je facturatiestroom. Er zijn echter fiscale voordelen: de investeringsaftrek voor digitale investeringen is verhoogd en abonnementskosten voor facturatiepakketten zijn tijdelijk verhoogd aftrekbaar (120%).

Wat zijn de voordelen van e-invoicing?

E-invoicing geeft jouw bedrijf de volgende voordelen:

  • Tijds- en kostenbesparing
    Omdat facturen electronisch verstuurd worden, zijn er geen print- of verzendkosten meer. Wanneer jouw software een factuur genereert en deze automatisch via het Peppol netwerk verstuurd, dan zorgt dit ook voor tijdswinst. Wanneer je een oplossing kiest, let er dan op dat dit proces automatisch gebeurt. Een oplossing waarbij je, als voorbeeld, zelf een factuur in Excel maakt, deze opslaat in PDF formaat, deze PDF oplaadt zodat deze kan omgezet worden naar UBL formaat, om dan via Peppol te versturen, is niet helemaal de bedoeling van deze automatisering. In zulke setup zal je nog steeds veel tijd spenderen om die factuur ‘automatisch’ te versturen.
  • Versnelde betalingen
    Facturen worden sneller en direct afgeleverd, wat de cashflow verbetert
  • Minder fouten
    Handmatige fouten worden geëlimineerd door automatisering. DIt is het geval wanneer je van een order onmiddelijk een factuur via Peppol verstuurt. Dit is niet helemaal het geval wanneer je zelf nog manuele acties hoort te nemen – zie hierboven.
  • Veiligheid
    Het Peppol-netwerk is beveiligd en verkleint het risico op fraude
  • Betere naleving
    Het is een proactieve stap om te voldoen aan de wettelijke vereisten

Hoe begin ik eraan?

Dat hangt af van jouw specifieke situatie. Bijvoorbeeld:

  • Je maakt vandaag al jouw facturen via software van je boekhouder
    In dit geval zal die software quasi zeker ook voor de Peppol integratie zorgen. Dan bekijk je best met je boekhouder of dit zo is, of dat je voor een externe oplossing hoort te zorgen om wettelijk in orde te zijn
    Wil je automatisch facturen vanuit jouw WooCommerce webwinkel aan B2B klanten sturen, dan zal je dat waarschijnlijk niet via de facturatiemodule van je boekhoudoplossing kunnen. In dit geval kan Peppol Commerce helpen. Onze plugin stuurt de e-factuur rechtstreeks en automatisch aan jouw klant, en kan (indien gewenst) ook naar jouw boekhoudpakket gemailed worden zodat het daar automatisch in het verkoopboek ingeboekt kan worden.
  • Je maakt vandaag jouw facturen in Excel, print ze uit en verstuurt deze via email of post aan jouw klanten
    Voor B2B klanten zal je een Peppol oplossing nodig hebben. Heb je een mix van consumenten- en bedrijfsklanten, dan is het belangrijk om te begrijpen dat e-invoicing enkel verplicht is – in België vanaf 1 januari 2026 – voor B2B facturen.
    Wèlke oplossing het best is voor jouw is afhankelijk van jouw specifieke situatie. Een paar voorbeelden:
  • Lever je diensten: dan zou je jouw ‘uren’ kunnen registreren in een WordPress record en deze maandelijks (of wekelijks) factureren via PeppolCommerce, en deze dan ook onmiddelijk via Peppol versturen
  • Verkoop je producten, maar jouw ERP/stockbeheer-oplossing heeft geen automatische e-invoicing: dan kijk je best uit naar een oplossing die dit automatiseert voor jouw specifieke ERP/stockbeheer-oplossing

Moet ik ook facturen kunnen ontvangen via Peppol?

Ja, de verplichting geldt ook voor het kunnen ontvangen van gestructureerde e-facturen van je leveranciers. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat je systemen dit aankunnen.

Kan ik meerdere ‘Access Points’ hebben?

Je kunt maar één Peppol Access Point hebben voor het ontvangen van facturen, maar je kunt er wel meerdere gebruiken voor het versturen van facturen.

Voor wie is onze Peppol Commerce plugin bedoeld?

Voor alle WooCommerce webshops die specifiek B2B verkopen of die een combinatie van bedrijfsklanten en consumenten heeft, en die automatisch de e-factuur via Peppol aan zijn (bedrijfs-)klanten wil versturen.

Wat als mijn B2B klant niet geregistreerd is bij Peppol?

Wanneer een factuur wordt aangemaakt, dan maken we hier ook onmiddelijk een PDF versie van. Wanneer jouw klant niet op het Peppol netwerk gekend is, dan zal je de factuur dus nog steeds via e-mail kunnen versturen.
Let op: het is verplicht voor Belgische bedrijven om zich met het ondernemingsnummer te registreren op het Peppol netwerk. Als dusdanig heeft de PDF versie van de factuur geen legale waarde meer vanaf 1 januari 2026. Maar…het kan natuurlijk wel handig zijn dat je deze toch even via e-mail kan versturen.

Horen we een eigen account te hebben bij een Peppol Service Provider wanneer we PeppolCommerce gebruiken om facturen te versturen?

Nee, je hoeft zelf niet over een account bij een Peppol Service Provider te beschikken (om facturen te versturen). Facturen worden via onze integratie verstuurd.
Echter, wanneer je in een B2B omgeving zaken doet, dan hoort jouw bedrijf wèl op het Peppol netwerk geregistreerd te zijn. Maar deze registratie staat dus los van onze Peppol Commerce WordPress plugin of het versturen van e-invoices.

Wat met facturen naar particulieren (B2C) of buitenlandse bedrijven?

De verplichting geldt niet voor facturen aan particulieren (B2C) of aan buitenlandse ondernemingen. Alleen B2B-transacties binnen België vallen onder de verplichting.

Wat als één van de twee partijen niet BTW-plichtig is?

Dan geldt de verplichting voor de onderlinge transactie niet.

Is een PDF-factuur voor B2B transacties via e-mail nog wettelijk aanvaardt?

Nee, vanaf 2026 voldoet een PDF-factuur niet meer aan de wettelijke vereisten voor B2B-transacties in België. De factuur moet in een gestructureerd elektronisch formaat, zoals UBL, via een beveiligd netwerk (Peppol) worden verstuurd.

Echter, en dit geldt zeker voor de overgangsfase, genereren wij met Peppol Commerce nog steeds een PDF versie van de factuur. Je kan deze dan nog steeds ter herinnering aan jouw klant bezorgen.

Werkt de Peppol Commerce WordPress plugin enkel met WooCommerce?

Peppol Commerce werkt met WooCommerce, Easy Digital Download (toekomst) en FluentCart (toekomst). Online orders die via deze WordPress plugins aangemaakt worden kunnen gebruik met maken van onze plugin om e-invoices te versturen via Peppol.
Er zijn ook scenario’s dat je als ondernemer géén webshop hebt, maar dat je toch je gepresteerde uren en/of dagen eenvoudig wil doorsturen via een e-invoice. Ook dat is mogelijk via onze plugin. In dit geval kan je jouw prestaties in WordPress opvolgen, en deze op het einde van het project of op het einde van de maand electronisch factureren.

Hoor ik nog een extra dienst te gebruiken wanneer ik e facturen via Peppol Commerce verstuur?

Nee, je hoeft geen extra integraties met 3e partijen op te zetten. Wij maken gebruik van een standaard en voorgeconfigureerd Peppol Access Point om jouw facturen via Peppol te versturen. Dat betekent dat, wanneer de factuur aangemaakt wordt in WooCommerce, deze rechtstreeks naar het Peppol netwerk verstuurd wordt. Er zitten geen extra schakels tussen, en je hoort zelf ook géén extra diensten te gebruiken om de e factuur te versturen.

Komt mijn e-factuur ook onmiddelijk in mijn boekhouding?

Nee, dat gebeurt niet zomaar. Ook al heb je een ‘full account’ bij een Peppol Access Point, en ook al heeft dit access point een integratie met jouw boekhoudpakket, dan nog zal je met de leverancier van jouw boekhoudpakket horen te bekijken of en hoe uitgaande (en ook inkomende) facturen direct in jouw boekhouding terecht kunnen komen.
Wanneer er een integratie bestaat, dan zal er waarschijnlijk ook een kost zijn om deze integratie te activeren.

Voor uitgaande facturen via Peppol Commerce bieden we de mogelijkheid om de (UBL & PDF versie) van de factuur naar een apart email adres te sturen. Dit is een goed alternatief zodat jouw factuur via die weg direct in je boekhouding terecht komt. Ook hier hoor je met de leverancier van je boekhoudpakket te bekijken of die de mogelijkheid heeft om inkomende emails te verwerken, en welke kost hier aan gekoppeld is.