Met Peppol MOET je e facturatie via je boekhoudpakket versturen

Eén registratie, één adres op Peppol

Het klopt dat een bedrijf zich slechts één keer op het Peppol-netwerk kan registreren. Die registratie fungeert als jouw “adres” op het netwerk — vergelijkbaar met een mailadres, maar dan voor elektronische facturatie. Je registratie zorgt ervoor dat andere partijen je kunnen herkennen als een officieel Peppol-deelnemer en je e-facturen kunnen ontvangen of versturen.

Een Belgische onderneming registreert zich verplicht met haar ondernemingsnummer. Dat ondernemingsnummer krijgt in het Peppol-systeem een specifieke code, namelijk de 0208-prefix. Deze prefix maakt meteen duidelijk dat het om een Belgische Peppol-registratie gaat.

Daarnaast kun je, als je dat wenst, ook je btw-nummer laten registreren. In dat geval krijg je een 9925-schema ID. Dat is volledig optioneel: het ondernemingsnummer volstaat om e-facturen te kunnen versturen en ontvangen. De registratie onder beide nummers kan nuttig zijn voor specifieke administratieve of internationale situaties, maar het is zeker geen vereiste.

Registratie en facturatie: twee aparte zaken

Een belangrijk punt van verwarring is dat sommigen denken dat de Peppol-registratie direct iets te maken heeft met het facturatieproces zelf. Dat is niet zo. De registratie is simpelweg een identificatie van jouw bedrijf op het netwerk. Ze bepaalt niet hoe of via welke software je je facturen maakt en verstuurt.

Of je nu werkt met een boekhoudpakket, een webshop, of een facturatieplugin zoals Peppol Commerce: zolang jouw bedrijf een geldig Peppol-adres heeft, kun je e-facturen verzenden. Peppol Commerce gebruikt je bestaande registratie om de facturen technisch correct te versturen via het Peppol-netwerk — op een manier die volledig in lijn is met de wettelijke vereisten.

Hoe PeppolCommerce je facturatie vereenvoudigt

Het gebruik van Peppol Commerce past perfect in een moderne facturatieomgeving. Zeker als je een webwinkel runt of online diensten verkoopt, biedt deze plugin een aantal duidelijke voordelen.

• Eén centrale oplossing – Peppol Commerce maakt het mogelijk om je volledige facturatieproces — zowel online als offline — binnen één platform te beheren. Zo hoef je niet langer te schakelen tussen verschillende systemen.
• Automatische e facturen voor bedrijven -Verkoop je aan zowel particulieren als bedrijven? Dan kun je automatisch het verschil maken tussen de twee. Bedrijven ontvangen via Peppol een officiële e-factuur (geen nood, je kan ook nog steeds apart een PDF versie via e-mail versturen), consumenten krijgen gewoon een pdf-factuur via e-mail.
• Professionele uitstraling – Door e-facturen te versturen via Peppol toon je je B2B-klanten dat je professioneel en toekomstgericht werkt. Bovendien vermijd je fouten of vertragingen bij het uitwisselen van facturen.
• Boekhoudkundige efficiëntie – E-facturen die via Peppol Commerce worden verzonden, kunnen ook automatisch worden klaargezet voor verwerking in je boekhouding. Dat bespaart tijd en minimaliseert manueel werk.

Wat als je meerdere verkoopkanalen hebt?

Veel ondernemingen combineren online en offline verkoop: bijvoorbeeld een webshop én een fysieke winkel. Ook dan is er geen probleem om Peppol Commerce te gebruiken. Je kunt ervoor kiezen om alle verkopen via hetzelfde verkoopdagboek te verwerken, of om aparte dagboeken aan te houden — net zoals je dat vóór e-facturatie zou doen.

De essentie blijft hetzelfde: Peppol Commerce kan e facturen aanmaken en verzenden voor al je facturatieflows, zolang je bedrijfsregistratie op Peppol geldig is. Daardoor loopt de overgang naar e facturatie vlot, zonder dat je je administratieve structuur fundamenteel hoeft te wijzigen.

Waarom de overstap naar Peppol Commerce loont

De Europese verplichting tot e-facturatie komt eraan, en België zet hier stevig op in. Door nu te starten met een oplossing als Peppol Commerce maak je je bedrijf klaar voor de toekomst. Je vereenvoudigt je facturatie, vermindert fouten en creëert één gestroomlijnd proces voor alle verkoopkanalen.

Kort gezegd: de registratie op Peppol gebeurt één keer, maar je facturatie kan je volledig naar je hand zetten. Peppol Commerce biedt de flexibiliteit om je verkopen te scheiden of te combineren, en zorgt ervoor dat elke factuur — ongeacht de herkomst — correct, veilig en automatisch via Peppol wordt verzonden.

Door e-facturatie via Peppol Commerce te kiezen, zet je een belangrijke stap richting een efficiëntere, professionelere en toekomstgerichte administratie.