3 gedetailleerde stappen om jouw uitgaande facturen automatisch naar jouw boekhouding te versturen en op te volgen

Met Peppol Commerce maak je automatisch uitgaande facturen voor elke online bestelling die via jouw WooCommerce webshop toekomen. Je verstuurt deze facturen ook direct naar jouw klanten via het Peppol netwerk. Maar wist je dat je deze uitgaande facturen ook direct in jouw boekhouding kan verwerken?

Verstuur uitgaande facturen automatisch naar jouw boekhouding

Boekhoudpakketen geven de mogelijkheid om facturen via inkomende e-mails automatisch te verwerken. Elke applicatie werkt natuurlijk op zijn eigen manier, maar over het algemeen loopt dit proces als volgt:

Met Peppol Commerce kan je deze e-mail automatisch naar jouw boekhouding versturen voor elke factuur die in jouw webshop aangemaakt wordt. Dit doe je als volgt:

• Selecteer ‘Invoice created – Admin notification’ als Event Type
• Selecteer ‘Sjabloon Activeren’ (Enable Template)
• Klik op ‘Sjabloon aanmaken’ (Create Template)

Opvolging van verstuurde berichten

Elke factuur die via Peppol Commerce aangemaakt wordt voor B2B klanten, worden automatisch via het Peppol netwerk naar jouw klanten verstuurd.

Daarnaast kunnen e-mails verstuurd worden zodat jouw klanten toch nog via e-mail op de hoogte zijn van facturen die je aan hen verstuurd hebt. Door e-mail templates aan te maken in onze Peppol Commerce WordPress plugin worden deze e-mails ook automatisch verstuurd.

In E-mail templates kunnen verschillende ‘Triggers‘ gebruikt worden om dit proces te automatiseren.

Door verschillende e-mail notificaties aan te maken kunnen e-mails aan klanten gestuurd worden, èn is het ook mogelijk om bv een Admin notificatie te gebruiken om de UBL naar jouw boekhouding te sturen.

Voor elke activiteit, en dus ook voor elke e-mail template die gebruikt wordt, wordt een lijn toegevoegd in het Activity Log van elke factuur. Dus ook al loopt het facturatieproces volledig automatisch, je kan als webshopbeheerder steeds nakijken welke activiteiten er juist verwerkt zijn.

Zo zie je hier bijvoorbeeld dat er een e-mail notificatie naar de klant èn naar het e-mail adres van de boekhouding verstuurd werd

Samenvatting

Ook al gebeurt deze activiteit niet in onze Peppol Commerce plugin zelf, het is super eenvoudig om jouw facturen automatisch te verwerken in je boekhouding. Hiervoor hoor je volgende stappen te nemen:

1. Vraag het juiste e-mail adres aan jouw boekhouder
2. Maak een e-mail template in Peppol Commerce die de XML versie van jouw factuur automatisch naar dit e-mail adres verstuurd wanneer een nieuwe factuur aangemaakt wordt
3. Volg via het Activiteiten log in Peppol Commerce op welke e-mail notificaties verstuurd werden