Veel ondernemers kennen Peppol vooral als een netwerk om digitale facturen veilig en automatisch te versturen. Wat minder bekend is, is dat hetzelfde netwerk ook perfect kan gebruikt worden om het volledige proces van offerte tot automatische factuur te stroomlijnen. PeppolCommerce maakt dat proces beschikbaar in WordPress, en vormt zo de brug tussen je administratie en je klant, zonder gedoe met aparte tools.

Het startpunt ligt vaak bij een offerte. Je maakt een voorstel op voor je klant, bijvoorbeeld voor een installatie, project of levering. Vaak volgt daarna een ronde van goedkeuring, soms met kleine aanpassingen of een bevestiging via e-mail.

Op dat moment moet er een factuur aangemaakt en verstuurd worden. Voor veel kleine ondernemingen gebeurt dat nog met de hand: via spreadsheets, Word-documenten of handmatig aangemaakte PDF’s. Dat kost tijd en verhoogt de kans op fouten.

Met PeppolCommerce kan dit hele traject digitaal gebeuren:

Je maakt de offerte in PeppolCommerce, en je verstuurt de offerte aan je klant
De klant keurt goed
Je maakt de factuur aan op basis van de goedgekeurde offerte
Je verstuurt de factuur automatisch via Peppol (en eventueel een PDF versie via e-mail)

Zo heb je alles in één gestroomlijnde workflow.

Kan je facturen ook handmatig aanmaken met PeppolCommerce?

Ja, dat kan zeker. Hoewel PeppolCommerce oorspronkelijk ontwikkeld is om een automatische factuur voor online orders mogelijk te maken, is het platform bewust zo gebouwd dat ook handmatige facturen eenvoudig aangemaakt en verzonden kunnen worden. Dit is ideaal voor zelfstandigen of kleine bedrijven die niet met een webshop werken, maar wel hun administratie via WordPress beheren.

Stel dat je als installateur of consultant werkt. Je krijgt een opdracht per mail, maakt een offerte aan en stuurt die naar de klant. Zodra de klant akkoord geeft, kan je met één druk op de knop een automatische factuur laten genereren binnen WordPress en die rechtstreeks via Peppol versturen. Geen exporteren, geen uploaden, geen losse mails meer. De klant ontvangt de factuur onmiddellijk via zijn Peppol-verbinding, veilig en correct volgens Europese facturatiestandaarden.

Het handmatig aanmaken van facturen in PeppolCommerce is bovendien gebruiksvriendelijk. Je kan zelf de gegevens ingeven, zoals klantinformatie, beschrijving van de diensten, bedragen en btw-tarieven. Daarna kies je eenvoudig of je de factuur meteen wil versturen via Peppol of nog even intern wil laten goedkeuren. Zo behoud je controle over het proces, zonder tijd te verliezen aan administratie.

Kan PeppolCommerce werken zonder webshop?

De plugin kan zowel mét als zonder webshop gebruikt worden. Dat maakt het systeem flexibel voor verschillende types gebruikers.

Wanneer je PeppolCommerce koppelt aan een webshop, worden automatische facturen aangemaakt bij online bestellingen. De nummering blijft consistent, zodat zowel webshopbestellingen als handmatig gemaakte facturen netjes in dezelfde reeks blijven. Dit is handig voor bedrijven die zowel producten online verkopen als diensten apart aanbieden.

Gebruik je geen webshop, dan werkt PeppolCommerce nog steeds volledig zelfstandig. Je kan offertes, goedkeuringen en facturen manueel beheren zonder een winkelmandje of checkout-proces. In dat geval functioneert WordPress als jouw administratieve hub: alle documenten worden centraal bewaard, genummerd en via Peppol verzonden. Ook klanten die niet via je webshop bestellen, krijgen dan hun factuur volgens dezelfde professionele standaard.

Waarom is dit interessant voor kleine ondernemingen?

Voor kleine ondernemingen is het vaak moeilijk om een efficiënt facturatieproces op te zetten. Veel softwarepakketten zijn ofwel te beperkt, of net te complex en duur. Bovendien vragen ze vaak handmatige stappen, zoals het exporteren van een factuur en het apart versturen via e-mail. Dat maakt het moeilijk om consistent en foutloos te werken.

PeppolCommerce biedt een oplossing die zich aanpast aan de manier waarop kleine bedrijven écht werken. Je hoeft geen aparte software te leren gebruiken, want alles draait gewoon binnen WordPress. Zo kan je binnen één omgeving offertes maken, goedkeuringen opvolgen en automatische facturen versturen via het Peppol-netwerk. Bovendien beslis je zelf of je, naast Peppol, de factuur ook nog steeds in PDF vorm via e-mail wil versturen aan jouw klanten. En, alles wordt automatisch opgeslagen, zodat je administratie altijd up-to-date blijft.

Een bijkomend voordeel is dat je voldoet aan de wettelijke vereisten voor elektronische facturatie. In steeds meer Europese landen is, of wordt, e-invoicing verplicht bij B2B verkopen. Wie nu al overstapt naar een Peppol-oplossing zoals PeppolCommerce, is dus klaar voor de toekomst.

Hoe helpt PeppolCommerce om het proces te automatiseren?

PeppolCommerce neemt de handmatige koppelingen en tussenstappen weg die veel vertraging veroorzaken. Wanneer je het systeem eenmaal ingesteld hebt, kan het automatisch facturen genereren op basis van bestaande gegevens. Als een klant een offerte goedkeurt, kan er direct een automatische factuur gegenereerd worden met dezelfde gegevens. Dat scheelt dubbel werk en zorgt ervoor dat bedragen, btw-tarieven en klantinformatie exact overeenkomen.

Met Peppol Commerce automatiseer je jouw process van offerte tot automatische factuur, èn automatische verzending van de e factuur via Peppol

Je behoudt de keuze om sommige stappen wél handmatig te doen. Bijvoorbeeld, je kan een offerte eerst even nalopen of een factuur pas versturen na interne goedkeuring. PeppolCommerce is dus niet enkel volledig geautomatiseerd, maar ook flexibel. De kracht zit in die combinatie van automatisering waar het kan en handmatige controle waar het nodig is.

De plugin gebruikt het Peppol-netwerk om de factuur naar de klant te sturen. Dat betekent dat de factuur niet gewoon per e-mail wordt verzonden – je kan ook zelf bepalen om dit wèl nog steeds te doen, maar digitaal afgeleverd wordt in het systeem van de klant. Dit is veilig, snel en conform alle Europese e-invoicingstandaarden. Het vermindert ook het risico dat facturen zoekraken of onjuist worden ingevoerd in externe systemen.

Past PeppolCommerce ook bij jouw bedrijf?

Of je nu een webshop runt of je diensten handmatig factureert, PeppolCommerce past zich aan aan jouw manier van werken. De plugin is geschikt voor zelfstandigen, kmo’s en organisaties die hun facturatieproces willen moderniseren zonder zware investeringen.

Het maakt niet uit of je tien facturen per maand verstuurt of honderden: het systeem zorgt telkens voor dezelfde betrouwbaarheid, nummering en Peppol-levering. Bovendien blijf je in je vertrouwde WordPress-omgeving werken, wat het gebruik bijzonder laagdrempelig maakt.

Wie al een WooCommerce-webshop heeft, merkt meteen dat PeppolCommerce perfect integreert zonder aanpassingen aan het bestaande bestelsysteem. Alle online aankopen worden automatisch omgezet naar correcte, verzendbare facturen via Peppol. En wie geen webshop heeft, kan dezelfde functionaliteiten gebruiken om offertes, leveringsbonnen of facturen te beheren.

Klaar om het zelf te proberen?

PeppolCommerce laat zien dat elektronische facturatie niet ingewikkeld hoeft te zijn. Het combineert handmatige vrijheid met slimme automatisering, en dat binnen een vertrouwde omgeving als WordPress. Door het proces van offerte tot factuur te digitaliseren, bespaar je niet alleen tijd, maar verhoog je ook de kwaliteit van je administratie.

Of je nu je webshop wil koppelen aan Peppol of gewoon een soepele manier zoekt om handmatig facturen te maken en te versturen, PeppolCommerce biedt een oplossing die meteen werkt. Zo stuur je voortaan elke factuur via het Peppol-netwerk – veilig, automatisch en volledig volgens de Europese standaard.

Wil je graag meer informatie?
Plan hier een afspraak