Hoe kies je de beste e-facturatie oplossing voor webshops?

1. Kopen er enkel consumenten in jouw webshop?
   
   De eerste en belangrijkste vraag is: ben je wettelijk verplicht om e-facturaten te versturen?
   
   Wanneer je enkel consumenten als klant hebt, dan heb je geen e-facturatie verplichting. Heb je een pure B2B webshop, of bestaat jouw klantenbasis zowel uit consumenten als bedrijven, dan hoor je – voor de B2B klanten – e-facturatie te doen.
   
   Let op: Ook al hoor je zelf geen e-facturen te versturen, zal je je als zaak/bedrijf wèl horen te registreren op Peppol zodat jouw leveranciers jou een e-factuur kunnen sturen
   
2. Wil je e-facturen automatisch of handmatig versturen?
   
   Wil je de WooCommerce factuur automatisch versturen via Peppol? Of is het ok om de B2B e-facturen handmatig te versturen. Het kan misschien gek klinken om dit manueel te doen, maar wanneer je – bij manier spreken – slechts 5 B2B klanten per jaar hebt, dan is het het integratiewerk misschien niet waardig.
   
3. Op welk webshopplatform werk je?
   
   Ten derde is het belangrijk om te begrijpen welke oplossing gebruikt wordt voor de Webshop. Is de web winkel in Prestashop, Wix, WooCommerce og een andere e-commerce gebouwd?
   
   Elk webshopplatform heeft specifieke mogelijkheden en limitaties. Afhankelijk van de mogelijkheden van het platform kan een direct of slechts een indirecte oplossing gebruikt worden
   
4. Wil je facturatie en opvolging automatiseren?
   
   En als laatste parameter: wil je betalingen, of andere acties, automatisch kunnen opvolgen via je webshop. Bijvoorbeeld, wil je een bedank-mailtje sturen wanneer een factuur tijdig betaald werd (indien die via overschrijving kan betaald worden) door misschien een kortingscode op de volgende aankoop te geven?
   

Enkel consumenten in je webshop?

In dit geval heb je geen nood aan een e-facturatie oplossing.

Slechts enkele B2B-klanten per jaar?

Misschien is het niet nodig om een oplossing direct in je webshop te voorzien. Er zijn verschillende mogelijkheden om manueel e-facturen te versturen, bijvoorbeeld via je boekhouding/facturatie software.

Hieronder een paar voorbeelden:

• Heeft jouw boekhouding ook een facturatie-module, bekijk dan met je boekhouder hoe je deze kan gebruiken om e-facturen te versturen
• Maak je vandaag die enkele facturen in Excel, bekijk dan eens om deze om te zetten naar PDF en die – bijvoorbeeld – via Doccle te versturen
• Gebruik je vandaag al een oplossing zoals Billit, dan kan je eventueel daar ook die enkele B2B e-facturen versturen

Veel B2B-klanten of groeiend zakelijk segment?

Op een bepaald moment zal manueel opvolgen natuurlijk te veel tijd vragen. Op dat moment wil je jouw facturatieproces liever automatiseren.

En dan is het allereerst belangrijk om te kijken welke e-commerce je gebruikt. Want, afhankelijk van jouw e-commerce oplossing, kan je maar evalueren welke de beste e-facturatie oplossing voor jouw webshop is.

Wat is het verschil tussen een directe en een indirect e-facturatie?

Een direct en automatische e-facturatie oplossing werkt binnen jouw eigen webshop. Al jouw klanten- en facturatiegegevens staan enkel in jouw webshopplatform. Je hoeft dus geen externe oplossingen te gebruiken of te integreren om e-facturen te versturen. Hierdoor heb je geen extra schakels nodig, waardoor mogelijke (technische) problemen vermeden worden.

Met een indirecte oplossing zal je dus wèl een derde partij nodig hebben. Je hoort dan een abonnement te nemen bij deze 3e partij, en de technische integratie met dat platform op te zetten. Naast mogelijke extra integraties, kan het ook zijn dan bepaalde details van je facturen niet meegestuurd worden via dit ’tussenplatform’. Bijvoorbeeld kan het gebeuren dat er slechts één ‘line-item’ meegestuurd wordt, of dat een korting op één specifiek product net niét meegestuurd wordt in de e-factuur.