Peppol Commerce biedt hier een oplossing door WooCommerce‑bestellingen rechtstreeks om te zetten naar gestructureerde e‑facturen, èn deze automatisch via Peppol te versturen. Omdat de plugin zowel B2B‑ als B2C‑facturatie in één flow ondersteunt, is een aparte facturatieplugin niet langer nodig.

Echter, zoals bij elke migratie, hoor je als administrator een aantal zaken na te kijken zodat de overschakeling naar Peppol Commerce vlot verloopt. Hier zijn een aantal stappen de je kan volgen:

Stap 1: Inventaris van huidige facturatieplugins

Voor je iets installeert of verwijdert, maak je eerst een inventaris van alles wat vandaag met facturatie te maken heeft. Denk aan:

Noteer per plugin wat ze precies doen, en of die functionaliteit straks door Peppol Commerce kan worden overgenomen. Zo vermijd je dubbele facturen, dubbele e‑mails of verwarring in je boekhouding.

Stap 2: Breng bestaande facturatie‑workflows in kaart

Facturatieplugins doen zelden één ding. Vaak starten ze verschillende workflows op het moment dat een order wordt aangemaakt of afgerond. Belangrijke vragen:

Schrijf deze stappen uit als een eenvoudige flow: “Order betaald → factuur gegenereerd → UBL naar boekhouding → e‑mail naar klant”. Zo zie je perfect waar Peppol Commerce straks in de plaats komt en waar andere stappen moeten blijven bestaan.

Stap 3: Bepaal welke plugins uitgeschakeld mogen worden

Als Peppol Commerce de volledige facturatie overneemt, wil je oude facturatiefunctionaliteit uitschakelen zodra de nieuwe flow actief is. Daarbij houd je best rekening met:

Plan het uitschakelen gefaseerd: eerst op een test‑ of stagingomgeving, dan eventueel maar één type order (bv. enkel nieuwe B2B‑orders), en pas op het einde volledig voor alle orders.

Voorbeeld: wat blijft en wat mag weg?

Stap 4: Checkoutproces en btw‑velden nakijken

Peppol Commerce voorziet in specifieke velden die belangrijk zijn voor B2B‑facturatie, zoals een veld voor het btw‑nummer en eventueel Peppol‑gerelateerde identificatie. Controleer daarom:

Een goede test is een volledige testronde met minstens drie scenario’s: een particuliere klant in België, een Belgische btw‑klant en een buitenlandse B2B‑klant. Controleer bij elk scenario de bestelling, de factuur en de e‑factuur.

Stap 5: Historische facturen en archief

Voor je je oude facturatieplugin uitzet of verwijdert, moet je beslissen wat je met historische facturen doet. In België geldt een bewaarplicht voor facturen van meerdere jaren, dus je wil hier niets kwijtspelen.

Kijk per plugin na:

Vaak is de beste aanpak: alle bestaande facturen exporteren en veilig bewaren in je boekhouding of DMS, en daarna Peppol Commerce gebruiken voor alle nieuwe orders vanaf een duidelijke cut‑offdatum.

Stap 6: Compatibiliteit met subscriptions en andere plugins

Werk je met abonnementen (WooCommerce Subscriptions of een alternatief), dan verdient dit extra aandacht. Bij subscriptions worden facturen vaak automatisch aangemaakt bij elke verlenging, en meerdere plugins kunnen daar tegelijk op inhaken.

Let op de volgende punten:

Soms is een geleidelijke migratie aangewezen: oude abonnementen blijven hun bestaande facturatieflow volgen, terwijl nieuwe abonnementen volledig via Peppol Commerce lopen.

Stap 7: WooCommerce‑configuratie en btw‑regels nalopen

Correcte Peppol e‑facturatie begint met een juiste WooCommerce‑configuratie. Controleer daarom je basisinstellingen:

Peppol‑facturen zijn gestructureerd en bevatten detailinformatie over lijnen, btw‑percentages en bedragen, waardoor eventuele inconsistenties in je webshop‑instellingen zichtbaar worden. Een korte audit van je btw‑configuratie voorkomt veel supportvragen achteraf.

Conclusie

Met deze stappen maak je van de overstap naar Peppol Commerce geen puur technische ingreep, maar een doordachte migratie van je volledige facturatieproces. Zo ben je klaar voor de Belgische Peppol‑verplichting én creëer je één consistente flow voor B2C‑ en B2B‑facturatie in WooCommerce.