Automatisch facturen in de boekhouding verwerken wordt kinderspel met Peppol Commerce
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3 étapes détaillées pour envoyer et suivre automatiquement vos factures sortantes dans votre comptabilité

ParNico Claes

Avec Peppol Commerce, vous créez automatiquement des factures sortantes pour chaque commande en ligne reçue via votre boutique en ligne WooCommerce. Vous envoyez également ces factures directement à vos clients via le réseau Peppol. Mais saviez-vous que vous pouvez aussi traiter ces factures sortantes directement dans votre comptabilité ?

Envoyez automatiquement les factures sortantes à votre comptabilité

Les logiciels de comptabilité offrent la possibilité de traiter automatiquement les factures via les e-mails entrants. Chaque application fonctionne bien sûr à sa manière, mais le processus général est le suivant :

  • Vous créez une facture, par exemple en XML et/ou PDF
  • Vous envoyez cette facture à l’adresse e-mail spécifique de votre comptabilité – votre comptable peut vous fournir la bonne adresse e-mail
  • La facture est récupérée par votre logiciel de comptabilité et traitée (totalement ou partiellement) automatiquement dans vos registres comptables
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Avec Peppol Commerce, vous pouvez envoyer cet e-mail automatiquement à votre comptabilité pour chaque facture créée dans votre boutique en ligne. Voici comment procéder:

  • Créez un nouveau modèle d’e-mail sous E-mails > Modèles d’e-mail
  • Remplissez les informations nécessaires:
  • Titre (Title)
  • Objet de l’e-mail (Email Subject)
  • Sélectionnez « Envoyer à une adresse e-mail personnalisée » (Send to a custom email address).
  • Saisissez l’adresse e-mail que vous avez reçue de votre comptable dans le champ « Adresse e-mail personnalisée » (Custom Email Address).
  • Donnez une courte description dans le champ de texte (où vous voyez « a new outgoing invoice has been created » dans la capture d’écran).
  • Sélectionnez « Facture créée – Notification administrateur » (Invoice created – Admin notification) comme Type d’événement (Event Type)
  • Sélectionnez « Activer le modèle » (Enable Template)
  • Cliquez sur « Créer le modèle » (Create Template)
Envoyez automatiquement les factures sortantes à votre comptabilité

Suivi des messages envoyés

Chaque facture créée via Peppol Commerce pour les clients B2B est automatiquement envoyée à vos clients via le réseau Peppol.

De plus, des e-mails peuvent être envoyés afin que vos clients soient toujours informés des factures que vous leur avez envoyées par e-mail. En créant des modèles d’e-mail dans notre plugin Peppol Commerce WordPress, ces e-mails sont également envoyés automatiquement.

Dans les modèles d’e-mail, différents « déclencheurs » (Triggers) peuvent être utilisés pour automatiser ce processus.

En créant différentes notifications par e-mail, les e-mails peuvent être envoyés aux clients, et il est également possible d’utiliser, par exemple, une notification d’administrateur (Admin notification) pour envoyer l’UBL à votre comptabilité.

Pour chaque activité, et donc pour chaque modèle d’e-mail utilisé, une ligne est ajoutée au Journal d’activité (Activity Log) de chaque facture. Ainsi, même si le processus de facturation est entièrement automatique, en tant qu’administrateur de boutique en ligne, vous pouvez toujours vérifier quelles activités ont été traitées.

Par exemple, vous pouvez voir ici qu’une notification par e-mail a été envoyée au client et à l’adresse e-mail de la comptabilité.

Journal d'activité Peppol Commerce

Résumé

Même si cette activité ne se déroule pas dans notre plugin Peppol Commerce lui-même, il est super facile de traiter automatiquement vos factures dans votre comptabilité. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. Demandez la bonne adresse e-mail à votre comptable
  2. Créez un modèle d’e-mail dans Peppol Commerce qui envoie automatiquement la version XML de votre facture à cette adresse e-mail lorsqu’une nouvelle facture est créée.
  3. Suivez les notifications e-mail envoyées via le Journal d’activité de Peppol Commerce.
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