Automatisch facturen in de boekhouding verwerken wordt kinderspel met Peppol Commerce
|

3 gedetailleerde stappen om jouw uitgaande facturen automatisch naar jouw boekhouding te versturen en op te volgen

DoorNico Claes

Met Peppol Commerce maak je automatisch uitgaande facturen voor elke online bestelling die via jouw WooCommerce webshop toekomen. Je verstuurt deze facturen ook direct naar jouw klanten via het Peppol netwerk. Maar wist je dat je deze uitgaande facturen ook direct in jouw boekhouding kan verwerken?

Verstuur uitgaande facturen automatisch naar jouw boekhouding

Boekhoudpakketen geven de mogelijkheid om facturen via inkomende e-mails automatisch te verwerken. Elke applicatie werkt natuurlijk op zijn eigen manier, maar over het algemeen loopt dit proces als volgt:

  • Je maakt een factuur aan, bijvoorbeeld in XML en/of PDF
  • Je verstuurt deze factuur naar het specifieke e-mail adres voor jouw boekhouding – jouw boekhouder kan je het juiste e-mail adres bezorgen
  • De factuur wordt door jouw boekhoudpakket opgepikt en (volledig of gedeeltelijk) automatisch verwerkt in jouw boekhouding
Wil je de functionaliteiten van Peppol Commerce leren kennen?

Met Peppol Commerce kan je deze e-mail automatisch naar jouw boekhouding versturen voor elke factuur die in jouw webshop aangemaakt wordt. Dit doe je als volgt:

  • Maak een nieuwe Email template aan on Emails > E-Mail Templates
  • Vul de nodige gegevens in
  • Titel (Title)
  • Onderwerp (Email Subject)
  • Selecteer ‘Naar een ander email adres versturen’ (Send to a custom email address)
  • Geef het email adres dat je van je boekhouder ontvangen hebt in het veld ‘Ander Email adres’ (Custom Email Address)
  • Geef een korte omschrijving in het tekst veld (waar je ‘a new outgoing invoice has been created’) in de snapshot ziet
  • Selecteer ‘Invoice created – Admin notification’ als Event Type
  • Selecteer ‘Sjabloon Activeren’ (Enable Template)
  • Klik op ‘Sjabloon aanmaken’ (Create Template)
Stuur uitgaande facturen automatisch naar jouw boekhouding

Opvolging van verstuurde berichten

Elke factuur die via Peppol Commerce aangemaakt wordt voor B2B klanten, worden automatisch via het Peppol netwerk naar jouw klanten verstuurd.

Daarnaast kunnen e-mails verstuurd worden zodat jouw klanten toch nog via e-mail op de hoogte zijn van facturen die je aan hen verstuurd hebt. Door e-mail templates aan te maken in onze Peppol Commerce WordPress plugin worden deze e-mails ook automatisch verstuurd.

In E-mail templates kunnen verschillende ‘Triggers‘ gebruikt worden om dit proces te automatiseren.

Door verschillende e-mail notificaties aan te maken kunnen e-mails aan klanten gestuurd worden, èn is het ook mogelijk om bv een Admin notificatie te gebruiken om de UBL naar jouw boekhouding te sturen.

Voor elke activiteit, en dus ook voor elke e-mail template die gebruikt wordt, wordt een lijn toegevoegd in het Activity Log van elke factuur. Dus ook al loopt het facturatieproces volledig automatisch, je kan als webshopbeheerder steeds nakijken welke activiteiten er juist verwerkt zijn.

Zo zie je hier bijvoorbeeld dat er een e-mail notificatie naar de klant èn naar het e-mail adres van de boekhouding verstuurd werd

Peppol Commerce Activity Log

Samenvatting

Ook al gebeurt deze activiteit niet in onze Peppol Commerce plugin zelf, het is super eenvoudig om jouw facturen automatisch te verwerken in je boekhouding. Hiervoor hoor je volgende stappen te nemen:

  1. Vraag het juiste e-mail adres aan jouw boekhouder
  2. Maak een e-mail template in Peppol Commerce die de XML versie van jouw factuur automatisch naar dit e-mail adres verstuurd wanneer een nieuwe factuur aangemaakt wordt
  3. Volg via het Activiteiten log in Peppol Commerce op welke e-mail notificaties verstuurd werden
Wil je graag meer informatie?
Plan hier een afspraak
Bericht tags:

Vergelijkbare berichten