Met de implementatie van e-facturatie willen we liefst zo veel mogelijk stappen automatiseren, zodat de foutenmarge zo klein mogelijk blijft. Bovendien zou het tijdverspilling zijn om een e-factuur te downloaden en deze manueel op te laden in de boekhouding.
In Peppol Commerce kan je dit zelf instellen. En dat doe je op deze manier:
- Klik ‘Settings‘ in het Peppol Commerce menu
- Klik ‘Emails‘ en selecteer ‘Email Templates‘
- Je ziet dan een lijst met bestaande e-mail templates, zoals rechts zichtbaar in snapshot
- Klik ‘Add new‘
- Je ziet dan een nieuw form zoals rechts zichtbaar in snapshot
- Geef een titel in – dit is een administratieve titel in Peppol Commerce
- Geef een email titel in – dit is het Subject van de e-mail
- Selecteer de radio button ‘Send to custom email address‘
- Geef het juiste e-mail adres voor uitgaande facturen van je boekhouding in in het veld ‘Custom email address‘
- Klik ‘Select Event Type‘ en selecteer ‘Invoice Created – admin notification‘ onder de tab ‘Invoice Events‘. Klik op ‘Confirm selection‘ om te bevestigen
- (Aangepast vanaf v2.1.2) Selecteer de checkbox ‘Attach / send UBL XML with this template’
- Klik ‘Select PDF attachments‘ en selecteer de PDF template die je met de email wil meesturen. Klick op ‘Confirm selection‘ om te bevestigen
- Klik op de ‘Enable template‘ om de template te activeren
- Klik ‘Create Template‘
Na deze stappen kom je terug in het e-mail template overzicht. Hier zal nu een bijkomende template staan. Kijk goed na dat de template Active staat.
Let op: het UBL document wordt automatisch aan deze e-mail toegevoegd. Dit gebeurt automatisch voor de Event Types:
- Invoice created – Admin notification
- Invoice sent – customer notification
Met deze configuratie zal bij elke nieuwe e-factuur een e-mail naar de boekhouding gestuurd worden die zowel het UBL als het PDF bestand bevat.
