Lors de la mise en œuvre de la facturation électronique, nous souhaitons automatiser autant d’étapes que possible afin de minimiser la marge d’erreur. De plus, télécharger une facture électronique et la saisir manuellement dans le système comptable serait une perte de temps. De plus, télécharger une facture électronique et la saisir manuellement dans le système comptable serait une perte de temps.
Dans Peppol Commerce, vous pouvez configurer cela vous-même. Voici comment :
- Cliquez sur « Paramètres » dans le menu Peppol Commerce
- Cliquez « E-mails » et sélectionnez « Modèles d’e-mails »
- Vous verrez ensuite une liste de modèles d’e-mails existants, comme illustré dans la capture d’écran à droite
- Cliquez sur « Ajouter »
- Vous verrez alors un nouveau formulaire, comme illustré dans la capture d’écran à droite
- Saisissez un titre – il s’agit d’un titre administratif dans Peppol Commerce
- Saisissez le sujet de l’e-mail – il s’agit de l’objet de l’e-mail.
- Sélectionnez l’option « Envoyer à une adresse e-mail personnalisée »
- Veuillez saisir l’adresse électronique correcte pour l’envoi des factures de votre cabinet comptable dans le champ « Adresse électronique personnalisée »
- Cliquez « Sélectionner le type d’événement » et choisissez « Facture créée – notification administrateur » sous l’onglet « Événements de facturation ». Cliquez sur « Confirmer la sélection » pour valider.
- (Modifié par rapport à la v2.1.2) Cochez la case « Joindre/envoyer le fichier XML UBL avec ce modèle ».
- Cliquez sur « Sélectionner les pièces jointes PDF » et choisissez le modèle PDF à joindre à l’e-mail. Cliquez ensuite sur « Confirmer la sélection »
- Cliquez sur « Activer le modèle » pour activer le modèle.
- Cliquez sur « Créer un modèle »
Après avoir suivi ces étapes, vous reviendrez à la vue d’ensemble du modèle d’e-mail. Un modèle supplémentaire sera désormais disponible ici. Assurez-vous que le modèle est actif.
Veuillez noter: le document UBL sera automatiquement ajouté à ce courriel. Cela se produit automatiquement pour les types d’événements suivants:
- Facture créée – Notification de l’administrateur
- Facture envoyée – notification au client
Avec cette configuration, un courriel contenant à la fois le code UBL et le fichier PDF sera envoyé au service comptable pour chaque nouvelle facture électronique.
